Trong nhiều năm theo dõi các buổi họp của khách hàng, đội ngũ chúng tôi nhận ra một điều khá thú vị. Đến khoảng giữa buổi sáng, phần lớn người tham dự đã bắt đầu xoay người, co chân hoặc liếc đồng hồ. Nội dung họp đôi khi rất hay, nhưng khi kết thúc, gần như không ai nhớ rõ đã bàn những gì.
Lý do thường không nằm ở người trình bày. Nó nằm ở chiếc ghế bên dưới mỗi người. Ghế cứng hoặc quá thấp khiến người ngồi phải gồng người để giữ dáng. Cơ thể căng thì đầu óc cũng chậm lại. Đó là lý do ghế ngồi họp không đơn thuần là món nội thất cho đủ chỗ.
Bạn có thể tự kiểm tra điều này trong buổi họp tiếp theo. Hãy để ý khi nào bạn bắt đầu cựa quậy. Thời điểm đó thường cho biết tư thế đã không còn dễ chịu. Một chiếc ghế hợp lý đỡ đúng vùng thắt lưng, nhờ vậy người ngồi tập trung lâu hơn mà không thấy căng.
Nói cách khác, ghế ngồi họp là một phần của trải nghiệm làm việc. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến cảm giác của cả ngày.
Trước khi nhìn màu sắc hay kiểu dáng, bạn nên kiểm tra ba điểm cơ bản. Điểm đầu tiên là chiều sâu và độ cao của mặt ngồi. Nếu mặt ngồi quá sâu, phần đùi bị ép và tê chân sau một lúc. Nếu quá nông, người ngồi dễ trượt xuống và lưng không tựa được.
Điểm thứ hai là tựa lưng. Tựa lưng nên có điểm đỡ ở vùng thắt lưng, vì đó là chỗ nhiều người mỏi nhất. Tựa quá cứng thì khó chịu, quá mềm lại không đỡ được gì. Hãy thử ngả người ra sau và xem ghế có giữ được tư thế đó không.
Điểm thứ ba là khung ghế và chất liệu bọc. Ghế dùng liên tục nhiều giờ mỗi ngày cần khung chắc và đường may chịu lực tốt. Một chiếc ghế tốt sau một năm sử dụng vẫn không kêu cọt kẹt hay lỏng lẻo. Đây là thước đo đơn giản mà chúng tôi thường khuyên khách hàng để ý.
Ghế xoay là lựa chọn linh hoạt nhất. Khi phòng họp thường đổi cách bày trí, ghế xoay giúp người ngồi quay sang bảng trắng hoặc màn hình mà không cần đứng dậy. Đổi lại, bánh xe cần được kiểm tra định kỳ để tránh trơn trượt trên sàn gạch.
Ghế có tay vịn phù hợp với buổi họp phải ghi chép nhiều. Tay vịn giúp cánh tay được tựa và bớt mỏi vai. Tuy vậy, loại ghế này chiếm diện tích hơn, nên phòng nhỏ cần tính kỹ khoảng cách giữa các ghế.
Ghế cố định thường bền nhất trong môi trường đông người. Không có bánh xe hay cơ cấu xoay thì ít hỏng vặt. Với phòng họp nhỏ, đây là phương án tiết kiệm không gian nhất, nhưng bạn sẽ ít linh hoạt khi cần di chuyển ghế.
Nếu còn phân vân, bạn có thể tham khảo các mẫu ghế ngồi họp tại mychair để so sánh trực tiếp từng kiểu. Ngồi thử tận nơi bao giờ cũng cho cảm nhận rõ hơn mọi mô tả trên giấy.
Nhiều phòng họp có ghế đẹp nhưng vẫn chật chội, vì người ta quên chừa khoảng cách. Một quy tắc dễ nhớ là chừa đủ chỗ để người ngồi đẩy ghế ra và đứng lên mà không chạm vào người phía sau.
Lối đi cũng cần tính từ đầu. Người ra vào không nên phải luồn qua lưng ghế người khác. Trong phòng nhỏ, bạn có thể đặt ghế sát một bên tường và giữ lối đi ở phía còn lại.
Chúng tôi thường lấy ví dụ phòng khoảng 10 người. Với không gian này, bàn dài với mỗi bên 4 ghế và hai ghế ở đầu bàn là cách bố trí khá gọn. Với phòng 20 người, nên tách thành hai dãy bàn hoặc bàn chữ U để không ai ngồi quá xa màn hình. Số ghế cuối cùng vẫn phụ thuộc vào diện tích và cách dùng thực tế.
Giá không phải lúc nào cũng phản ánh chất lượng thật. Có những chi tiết chỉ để đẹp, như đường viền mạ hay nút trang trí, nhưng không giúp ghế bền hơn. Thay vì nhìn giá, hãy hỏi khung làm bằng vật liệu gì và cơ cấu điều chỉnh có chắc chắn không.
Hãy tính chi phí theo số lượng ghế và tần suất sử dụng. Phòng họp dùng mỗi ngày cần ghế tốt hơn phòng chỉ họp vài lần mỗi tuần. Đầu tư một lần vào ghế bền thường rẻ hơn việc mua đi mua lại ghế hỏng.
Bạn cũng nên cân nhắc giữa mua đồng bộ và phối nhiều mẫu. Mua đồng bộ giúp phòng gọn gàng. Phối mẫu có thể hợp lý nếu mỗi khu vực có nhu cầu khác nhau, miễn là chiều cao ghế và tông màu vẫn hài hòa.
Sai lầm phổ biến nhất là chọn ghế theo ngoại hình mà không thử ngồi. Có chiếc nhìn rất đẹp, ngồi năm phút thì ổn, nhưng sang giờ thứ hai đã khó chịu. Hãy yêu cầu ngồi thử ít nhất vài chục phút trước khi quyết định.
Lỗi thứ hai là chọn ghế quá cao hoặc quá thấp so với bàn đang có. Khi chân không chạm sàn hoặc khuỷu tay không ngang mặt bàn, người ngồi phải chúi người hoặc nhấc vai, và mỏi rất nhanh.
Lỗi thứ ba là quên rằng ghế sẽ được ngồi liên tục nhiều giờ. Một chiếc ghế dùng ổn cho khách thỉnh thoảng chưa chắc đã đủ cho nhân viên họp hằng ngày.
Ghế họp thường bị bỏ quên khâu bảo quản. Bề mặt bọc nên được lau định kỳ, nhất là chỗ tựa tay và phần đệm dễ bám bụi. Đừng quên kiểm tra bộ phận xoay và chân ghế để phát hiện sớm các điểm lỏng.
Khi ghế bắt đầu kêu cọt kẹt hoặc lung lay, đừng để kéo dài. Một con ốc lỏng nếu xử lý sớm chỉ tốn vài phút, nhưng để lâu có thể làm hỏng cả khung ghế.
Vậy khi nào nên thay mới? Nếu đệm đã xẹp hẳn, khung bị nứt, hoặc sửa đi sửa lại vẫn lỏng, chi phí sửa thường đã gần bằng một chiếc ghế mới. Lúc đó, thay mới là lựa chọn hợp lý hơn. Nếu bạn đang lên kế hoạch sắp xếp lại cả không gian làm việc, có thể tham khảo thêm cách chia việc khi nào nên thuê dịch vụ vệ sinh định kỳ để giữ không gian luôn gọn gàng.
Văn phòng nhỏ cần ghế gọn, dễ xếp và chịu được dùng hằng ngày. Phòng họp tại nhà hay phòng làm việc gia đình thì nên ưu tiên sự thoải mái và thẩm mỹ, vì không gian này thường gần với sinh hoạt chung. Không gian co-working lại cần ghế dễ thay đổi, bởi người dùng luân phiên và cách bố trí thường xuyên thay đổi.
Thẩm mỹ cũng đáng để ý. Ghế nên hài hòa với bàn, tường và ánh sáng trong phòng. Một chiếc ghế lệch tông có thể khiến cả không gian trông rối, dù từng chiếc riêng lẻ đều tốt.
Chúng tôi từng tư vấn cho một phòng làm việc nhỏ khoảng 15 mét vuông. Nhóm này dùng ghế nhựa cũ, và người ngồi thường than mỏi sau buổi họp. Sau khi thay bằng ghế có tựa thắt lưng và khung chắc hơn, cảm giác thoải mái của cả nhóm cải thiện rõ rệt. Họ cũng không còn phải đổi ghế liên tục.
Chiều cao phù hợp là khi bàn chân chạm sàn, đầu gối tạo góc vừa phải và khuỷu tay gần ngang mặt bàn. Với đa số người, bạn nên thử ngồi trực tiếp trước khi chốt. Nếu ghế điều chỉnh được, hãy chỉnh đến khi cảm thấy tự nhiên nhất.
Nếu buổi họp thường xuyên phải ghi chép, ghế có tay vịn sẽ dễ chịu hơn. Ngược lại, phòng nhỏ hoặc cần xếp ghế sát bàn thì ghế không tay vịn tiết kiệm chỗ hơn. Bạn có thể kết hợp cả hai loại trong một phòng tùy theo vị trí.
Nên có bảo hành, vì đây là sản phẩm dùng liên tục. Khi mua, hãy hỏi rõ thời gian bảo hành và những bộ phận nào được bảo hành. Thông tin này nên được ghi trên hóa đơn để tiện đối chiếu sau này.
Hãy lắc nhẹ ghế và ngả người ra sau để xem khung có kêu hoặc lung lay không. Kiểm tra các mối nối và bánh xe nếu có. Ngồi thử đủ lâu, nếu sau vài phút vẫn thoải mái thì khả năng ghế bền sẽ cao hơn.